As ferramentas de OKR e Planejamento de Escopo ajudam a construir um início de projeto mais sólido e transparente.

Com objetivos e responsabilidades claros e bem definidos para as pessoas envolvidas, cria-se uma segurança muito maior para a continuidade do projeto. A execução das tarefas e o acompanhamento dos avanços se tornam muito mais fáceis, e a equipe se mantém alinhada.

‍

Na área do Design e Inovação, também é muito comum nos depararmos com projetos que parecem estar à deriva e sem conclusão. Isso geralmente acontece quando os objetivos e o escopo não estão claros, e nesse sentido, essas ferramentas também ajudam a colocar o projeto de volta aos eixos.

‍

Você também pode acompanhar esse conteúdo através do LinkedIn (aqui), e caso prefira acessá-lo via texto, nós fizemos um artigo bem detalhado explicando tudo isso (é só rolar pra baixo!).

‍

Link para o Miro utilizado na Webinar:

‍

‍

Bora para o artigo!

‍

Qual é a ideia?

‍

A gente já viu muito projeto infinito, aquele projeto lindo e maravilhoso que prometia resolver um grande problema, mobilizou um monte de gente, e de repente ele ficou abandonado, à deriva e sem engajamento...

Uma das causas principais desse problema é a falta de um início mais estruturado, com objetivos, metas, direcionamentos e instrumentos de acompanhamento bem evidentes. As ferramentas de OKRs e planejamento de escopo servem justamente para isso.

Tanto para projetos novos quanto projetos que estão à deriva, essas ferramentas ajudam a planejar um rumo e colocar nos eixos aqueles projetos descarrilados.

Depois de ler esse post, você vai perceber que elas também podem servir até mesmo para otimizar atividades de rotina, criando uma "dinâmica de projeto" mais ágil e eficiente.

‍

Veja os 5 passos que usamos para mapear OKRs:

‍

1- Liste todos os objetivos e filtre os mais relevantes.

A melhor forma de listar os objetivos, sem deixar nada passar, é reunindo a maior quantidade possível de setores que se relacionam direta ou indiretamente com o projeto.

Mas apenas reunir as pessoas não basta. É essencial assegurar que todas se sintam confortáveis para expor suas visões, e mais do que isso, que essas visões sejam realmente ouvidas e consideradas na elaboração do projeto.

Nesse cenário, algumas pessoas podem visualizar reuniões lotadas, com intensas "alternâncias do poder do microfone", e aí os tópicos se arrastam, os conflitos aparecem, e pode surgir um desgaste enorme para definir convergências que agradem a todos.

Isso sem contar que, nesses cenários, muitas pessoas também se sentem intimidadas — ou sentem vergonha mesmo — para participar. Mas é possível evitar esses tipos de problema.

‍

Técnicas como Note & Vote e Brainwriting — ao invés do famoso Brainstorm — são instrumentos que garantem a participação de todas as pessoas em oficinas e reuniões, e ajudam a realizar convergências através de votações anônimas e democráticas. E melhor: tudo isso em poucos minutos, com um ganho de tempo impressionante.

Quando incentivamos que todos os participantes interajam e compartilhem suas ideias, não estamos falando apenas de Design Participativo, mas também de uma das faces do Design Centrado em Humanos, que ajuda a construir o que chamamos de "Processo Darwiniano de Ideias": apenas as propostas mais relevantes vão seguir em frente.

Essa dinâmica ajuda a criar uma sensação real de pertencimento ao projeto, além de manter todas as pessoas na mesma página.

‍

Mas voltando... depois de deixar todas as pessoas anotarem suas ideias de objetivos, e filtrar os mais relevantes, chega o momento de escolher um único grande objetivo.

‍

2- Consolide um grande objetivo.

Nessa etapa, a pessoa Líder do projeto deve definir qual é o grande objetivo a ser alcançado.

‍

Nem sempre as decisões podem ou devem ser tomadas por todas as pessoas da equipe.

É importante que todas possam se expressar, mas algumas decisões são mais estratégicas, exigem uma visão mais ampla sobre o projeto, ou podem ser definições a serem escolhidas dentre um leque de opções, isso sem contar empates ou conflitos entre setores que precisariam de um decisor — só para citar alguns exemplos.

‍

É por isso que todo projeto precisa ter um Líder, e essa função geralmente é ocupada por alguma chefia ou pessoa que tenha a capacidade de permear entre o macro e o micro do projeto, conciliando os diversos interesses envolvidos, e tendo muita ciência sobre a missão do projeto.

Em algumas situações, nós já vimos o próprio Líder do projeto transferindo sua decisão individual, para que fosse decidida por toda a equipe. Essa dinâmica sempre vai depender da particularidade de cada projeto.

‍

Com o grande objetivo definido, chega a hora de criar instrumentos de avaliação e monitoramento. Essas métricas vão mostrar o quanto estamos caminhando para alcançá-lo.

‍

3- Liste todas as métricas.

Em um novo momento de expansão e compartilhamento de ideias, a equipe escreve todas as métricas que podem ser aproveitadas para o projeto. E aí é válido ressaltar, de novo, a importância de montar uma equipe multidisciplinar que incorpore todos os setores que se relacionam direta ou indiretamente com o projeto, para que as métricas possam contemplar a maior quantidade de áreas possível.

‍

Vale lembrar que, apesar da fama das Métricas de Performance (famosos KPIs), também temos metas Estratégicas, de Gestão, de Atividades...

Cada projeto aproveita essas Métricas de acordo com a sua própria realidade, mas esquecer de alguma delas pode atrapalhar o acompanhamento e a medição precisa dos avanços — e consequentemente a clareza e a identificação de problemas, e suas possíveis soluções.

‍

4- Selecione as métricas mais relevantes.

Após o mapeamento de todas as métricas possíveis, chega um novo momento de convergência, onde deve-se analisar e definir os itens mais relevantes para o objetivo.

Pode parecer óbvio e redundante, mas é fundamental que essas métricas sejam fáceis de acompanhar e possíveis de impactar dentro do tempo do projeto.

‍

5- Defina metas específicas para cada indicador selecionado.

Com as métricas bem definidas, chega o momento de estipular metas para cada uma delas.

De antemão, é sempre importante lembrar que essas metas precisam ser realistas, viáveis e possíveis de alcançar.

‍

Dica: desmembrar grandes metas pode ser a melhor forma de facilitar o acompanhamento, garantir monitoramento e progressão, e se adequar a sazonalidades, então mesmo que você sonhe com determinada meta para daqui a 10 anos, também é importante definir a meta do trimestre ou do mês.

‍

De novo, cada projeto sempre vai ter suas necessidades e realidades específicas, e esse olhar crítico precisa ser considerado para além de qualquer fórmula pronta.

‍

---

Planejando o Escopo.

Partindo para o planejamento do escopo do projeto, essas são as 7 perguntas que sempre fazemos quando vamos começar qualquer projeto, seja um serviço, um aplicativo, um produto de linha industrial, a melhora de um processo organizacional...

‍

1- Qual é a visão por trás do projeto? O que motivou esse projeto a acontecer?

O marco zero de todo projeto. Se a equipe não sabe quais são as principais motivações por trás do projeto, é fácil cada setor ou cada pessoa se atentar apenas às questões relacionadas a si.

Aqui, uma dica valiosa é a técnica "5x Why?", em que você pergunta "Por quê?" cinco vezes, o que ajuda a caminhar para respostas mais "essenciais".

‍

2- Quais problemas vamos resolver? Quais as principais dores que precisam ser sanadas?

Nessa etapa, uma dica importante é sempre pensar nas pessoas que se relacionam direta ou indiretamente com os problemas que o projeto visa resolver. Isso evita que as respostas fiquem muito "robóticas", e as vezes podem até transformar a percepção da equipe sobre as formas de resolver esse problema.

‍

3- Quais excessos ou desperdícios o projeto pretende eliminar?

Aqui podemos pensar em reuniões que poderiam ser um e-mail, peças e componentes não sustentáveis, processos desnecessários e pouco eficientes, tempo extra da equipe, tempo de entrega...

‍

4- Onde ficaremos acima da média?

Seja internamente ou externamente, a ideia é pensar aspectos direcionados para superar as soluções que já existem.

Exemplos: suporte ao cliente 24/7, personalização avançada dos produtos, integração de Inteligências Artificiais, segurança cibernética, UX excepcional... as opções são infinitas.

‍

5- O que só esse projeto entregará de valor, que ninguém mais entrega?

Aqui é importante pensar em alguma entrega que seja única do projeto.

Exemplos: rápida integração com outras ferramentas de mercado, consistência e tranquilidade no uso, fazer parte da sociedade ou de uma comunidade, criar um atendimento exclusivo que gere a sensação real de ser ouvido...

‍

Para projetos que já estão em andamento, também é importante responder esses dois tópicos:

- Qual o status desse projeto? O que está sendo feito agora, o que já foi feito antes, quais as principais aprendizagens adquiridas...

- O que está impedindo de avançar? Por que esse projeto não foi para frente? Quais são os bloqueios?

‍

E por fim, outras duas perguntas também são indispensáveis:

- O projeto é para quando? Quanto tempo temos disponível até a entrega?

- Quais são os recursos disponíveis? Dinheiro, tecnologias, equipamentos, pessoas, espaços, etc.

‍

---

Se por algum motivo você ficou com a impressão de que obter todas essas respostas pode ser um processo complexo ou demorado, fique tranquilo. A ideia é justamente o contrário.

Na nossa experiência na Primata, ajudamos a gerar todas essas respostas em reuniões ultradinâmicas que duram entre 1 e 2 horas, já criando um backlog acessível e fácil de ser consultado.

Esperamos que esse conteúdo te ajude de alguma forma, mas se ainda assim você precisar de alguma ajuda especializada, é só entrar em contato com a gente! 😉